Aufgaben

TellDone übernimmt Aufgaben automatisch aus deinen Sprachnotizen: eine für jeden Punkt, den du erwähnst, jeweils mit Titel, Priorität und optionaler Frist. Sobald eine Aufgabe existiert, kannst du jedes Feld direkt in der Aufgaben-Detailansicht bearbeiten.

Aufgabenliste

Der Tab Aufgaben zeigt alle deine übernommenen Aufgaben.

• Filter: Kürzlich (Standard), Aktiv, Erledigt, Alle und Dringend. Dringend zeigt unerledigte Aufgaben, die heute fällig oder schon überfällig sind, die am längsten überfälligen zuerst. Aufgaben, die morgen fällig sind, erscheinen dort nicht. Der Chip Dringend zeigt, wie viele Aufgaben überfällig sind, und wird rot, sobald es welche gibt
• Jede Aufgabe zeigt ihren Titel, das Prioritätssymbol, Tags und ein Kästchen
• Tippe auf eine Aufgabe, um alle Details zu sehen

Tipp

Der Filter Kürzlich zeigt Aufgaben, die in den letzten 7 Tagen hinzugekommen sind oder sich geändert haben, damit du nachsehen kannst, woran du gearbeitet hast.

Aufgabendetails

Jede Aufgabe enthält:

• Titel und Beschreibung - du kannst sie bearbeiten
• Status - offen oder erledigt
• Priorität - hoch, mittel oder niedrig
• Frist - optionales Datum
• Erinnerung - eine oder mehrere Mitteilungen mit Datum und Uhrzeit (siehe Mehrere Erinnerungen pro Aufgabe)
• Wiederholung - optionaler Wiederholungsplan (siehe Wiederkehrende Aufgaben)
• Tags - von der Quellnotiz übernommen, vollständig bearbeitbar
• Link zur Quellnotiz - sieh dir die Originalaufnahme an
• Aufnahme - spiele die vollständige Aufnahme der Quellnotiz ab

In der Detailansicht bearbeiten

Du kannst Titel, Status, Priorität, Frist, Beschreibung, Erinnerungen, Tags und Wiederholungsplan einer Aufgabe bearbeiten.

• Tippe in der Detailansicht ein Feld an, um es zu bearbeiten. Änderungen werden automatisch gespeichert, sobald du außerhalb des Felds tippst oder auf Fertig tippst. Hast du etwas versehentlich geändert, tippe unten am Bildschirm auf Rückgängig, um diese Bearbeitung zurückzunehmen.
• Tippe ein Datum an, um es zu ändern. Tippe auf Entfernen, um es zu löschen.
• Tippe den Anfang eines Tags, um aus deinen vorhandenen Tags zu wählen, oder gib einen neuen Namen ein und tippe auf +, um ihn hinzuzufügen.
• Optionale Felder, die du nicht gesetzt hast, sind ausgeblendet. Um eines hinzuzufügen, tippe unter den Feldern auf Hinzufügen.
• Der Titel wird immer angezeigt.

Per Sprache aktualisierst du am schnellsten

Ein Feld anzutippen ist ideal für kleine Anpassungen. Für Aktualisierungen in mehreren Schritten tippe auf Per Sprache ergänzen und nimm eine Folgeaufnahme auf. Die KI wendet die Änderungen für dich an, und du kannst jede davon im Abschnitt Änderungen der Aufgabe rückgängig machen.

Aufgaben verwalten

• Eine Aufgabe abschließen: Tippe auf das Kästchen, um sie als erledigt zu markieren
• Eine Aufgabe wieder öffnen: Tippe noch einmal auf das Kästchen, um sie wieder auf aktiv zu setzen
• Eine Aufgabe archivieren: Wische über ihre Zeile nach links und tippe auf Archivieren. Um archivierte Aufgaben zu sehen, tippe oben rechts im Bildschirm Aufgaben neben der Suche auf das Archivsymbol
• Eine Aufgabe löschen: Wische über ihre Zeile nach links, tippe auf Löschen und bestätige. Oder öffne die Aufgabe und tippe oben auf die Papierkorb-Taste
• Eine überfällige Aufgabe verschieben: Wische über ihre Zeile nach rechts und tippe auf Frist verschieben
• Aufgaben suchen: Finde Aufgaben mit der Suchleiste über Stichwörter
• Mit Integrationen synchronisieren: Aufgaben werden mit den Integrationen synchronisiert, die du einschaltest. Wenn du eine Aufgabe abschließt oder wieder öffnest, wird die verknüpfte Erinnerung in Erinnerungen oder Google Tasks sofort aktualisiert. Siehe Integrationen

Eine Aufgabe per Sprache aktualisieren

Öffne eine Aufgabe und tippe auf Per Sprache ergänzen, oder wische über ihre Zeile nach rechts und tippe auf Per Sprache ergänzen. Die Aufnahme startet sofort. Sag deine Aktualisierung und beende die Aufnahme. Du kannst:

• Die Aufgabe abschließen - sag „ich bin damit fertig“ oder „das ist erledigt“
• Die Frist ändern - sag „schieb das auf nächsten Freitag“
• Die Priorität ändern - sag „das hat eigentlich hohe Priorität“
• Erinnerungen setzen - sag „erinnere mich morgen früh daran“ oder nenne gleich mehrere Zeiten
• Erinnerungen entfernen - sag „erinnere mich nicht mehr daran“
• Titel, Beschreibung oder Wiederholung ändern - sag „nenn das um in ...“ oder „hör auf, das zu wiederholen“
• Die Aufgabe entfernen - sag „brich das ab“. Sie wandert in den Papierkorb, und du kannst sie dort wiederherstellen, solange dein Plan gelöschte Elemente aufbewahrt
• Sie in eine Idee umwandeln - sag „das ist nur eine Idee“

Ab Basic

Eine Aufgabe per Sprache zu ändern, geht ab Basic und mit eingeschaltetem Aufgaben automatisch abschließen (Einstellungen > Aufnahme & KI, standardmäßig an). Bei Free wird deine Aufnahme gespeichert, ihre neuen Informationen werden zur ursprünglichen Notiz hinzugefügt, und neue Aufgaben und Ereignisse, die du diktierst, werden dort angelegt, aber die Aufgabe selbst ändert sich nicht.

Alle Änderungen passieren automatisch aus deiner Stimme und erscheinen im Abschnitt Änderungen der Aufgabe, wo du sie rückgängig machen kannst. Die vollständige Liste der Aktionen, einschließlich der Aktualisierung von Aufgaben aus der Folgeaufnahme einer Notiz, findest du unter Folgeaufnahmen.

Erledigte Aufgaben per Sprache

Ab Basic gilt: Sagst du, dass du etwas schon erledigt hast - etwa „Vertrag unterschrieben“ oder „Bericht geschickt“ -, wird die passende offene Aufgabe als erledigt markiert oder, falls es keine gibt, als erledigte Aufgabe hinzugefügt. Bei Free wird es nur in der Zusammenfassung der Notiz vermerkt.

Damit eine passende Aufgabe abgeschlossen wird, muss Aufgaben automatisch abschließen eingeschaltet sein (Einstellungen > Aufnahme & KI, standardmäßig an). Du bekommst in jedem Fall eine erledigte Aufgabe, nie ein Duplikat.

Tipp

Ab Basic hältst du erledigte Arbeit am besten in der Vergangenheitsform fest: „Präsentation fertiggestellt“, „Kunden angerufen“.

Wiederkehrende Aufgaben

TellDone unterstützt wiederkehrende Aufgaben im Stil von Gewohnheiten. Sag „erinnere mich, jeden Morgen Dehnübungen zu machen“ oder „sprich jeden Montag mit dem Team“, und TellDone erstellt eine einzelne Aufgabe mit eingebautem Wiederholungsplan. Du kannst ihn in der Aufgaben-Detailansicht auch unter Wiederholung festlegen oder ändern.

• Wenn du eine wiederkehrende Aufgabe abschließt, rückt die Erinnerung automatisch zum nächsten Termin vor. Die Aufgabe bleibt in deiner Liste - sie wird nicht archiviert.
• In der Zeile der Aufgabe erscheint ein Wiederholungs-Badge (kreisförmige Pfeile), damit du wiederkehrende Aufgaben auf einen Blick erkennst.
• Hast du die Aufgabe für den aktuellen Zeitraum bereits abgeschlossen, sieht sie aus wie jede erledigte Aufgabe, mit Häkchen und durchgestrichenem Titel.
• Das kürzeste Wiederholungsintervall ist stündlich. Diktierst du etwas Häufigeres, etwa „alle 5 Minuten“, stellt TellDone die Wiederholung auf jede Stunde und sagt dir das in deinem Posteingang.

Um eine wiederkehrende Aufgabe zu beenden, öffne sie und tippe auf …:

• Wiederholung beenden - entfernt den Wiederholungsplan; die Aufgabe wird zu einem einmaligen Element. Erinnerungszeiten, die du bereits für die Aufgabe gesetzt hast, bleiben bestehen und werden zu ihren geplanten Terminen ausgelöst.
• Archivieren - blendet die Aufgabe aus und beendet alle künftigen Erinnerungen.

Aufgabenerinnerungen

Du kannst für jede Aufgabe eine Erinnerung mit Datum und Uhrzeit setzen. Nenne sie in deiner Aufnahme („erinnere mich um 17 Uhr“) oder öffne die Aufgabe und wähle in der Detailansicht eine Erinnerungszeit. Zur geplanten Zeit bekommst du auf deinem iPhone eine Mitteilung.

Mehrere Erinnerungen pro Aufgabe

Füge so viele Erinnerungszeiten hinzu, wie du willst, per Sprache („erinnere mich um 17 Uhr und noch mal um 20 Uhr“) oder auf dem Aufgabenbildschirm. Jede Erinnerung erscheint als Chip in der Detailansicht. Tippe auf eine Zeit, um sie zu ändern; tippe auf ×, um sie zu entfernen. Jede Erinnerung wird als Mitteilung von TellDone ausgelöst. Ist die Integration Erinnerungen (Apple Erinnerungen) eingeschaltet, wird jede Erinnerungszeit außerdem als eigener Alarm zu Apple Erinnerungen hinzugefügt, und die früheste legt dort die Fälligkeitszeit fest.

Schnellaktionen in Erinnerungsmitteilungen

Kommt die Mitteilung zu einer Aufgabenerinnerung an, kannst du direkt in der Mitteilung auf Erledigt oder 1 Std. schlummern tippen, ohne die App zu öffnen.

Erinnerung am Fristtag

Am Tag, an dem die Frist einer Aufgabe eintrifft, schickt dir TellDone um 9 Uhr Ortszeit eine Vorab-Mitteilung. Sie ist unabhängig von den Erinnerungszeiten, die du für die Aufgabe gesetzt hast. Eine Aufgabe mit Frist heute bekommt also auch dann einen Hinweis, wenn du nie eine Erinnerung dafür hinzugefügt hast.

Smart Context

Mit Smart Context (ab Basic) wird eine Aufgabe als erledigt markiert, wenn du in irgendeiner Aufnahme sagst, dass du sie abgeschlossen hast. Arbeit, die nicht auf deiner Liste stand, wird als erledigte Aufgabe gespeichert (als Erfolg, wenn Erfolge erstellen eingeschaltet ist). Siehe Smart Context.

Siehe auch

• Smart Context - Aufgaben automatisch abschließen und Erfolge festhalten
• Notizen - die Quellnotizen, aus denen Aufgaben übernommen werden
• Todoist - Aufgabensynchronisierung in beide Richtungen
• Apple Kalender und Erinnerungen - mit Apple Erinnerungen synchronisieren
• Things 3 - Aufgaben an Things senden und ihren Status synchronisieren (ab Pro)
• Tagesberichte - erledigte und offene Aufgaben in deinem Tagesbericht