Taken

TellDone haalt automatisch taken uit je spraaknotities: één voor elk actiepunt dat je noemt, elk met een titel, prioriteit en optionele deadline. Zodra een taak bestaat, kun je elk veld rechtstreeks op het detailscherm van de taak bewerken.

Takenlijst

Het tabblad Taken toont al je uitgehaalde taken.

• Filters: Recent (standaard), Actief, Klaar, Alle en Urgent. Urgent toont onafgeronde taken die vandaag aflopen of al te laat zijn, met de langst achterstallige bovenaan. Taken die morgen aflopen staan daar niet. De chip Urgent toont hoeveel taken te laat zijn en wordt rood zodra dat er een of meer zijn
• Elke taak toont zijn titel, prioriteitsicoon, tags en een selectievakje
• Tik op een taak voor alle details

tip

Het filter Recent toont taken die in de afgelopen 7 dagen zijn toegevoegd of gewijzigd, zodat je kunt terugkijken waaraan je hebt gewerkt.

Taakdetail

Elke taak bevat:

• Titel en beschrijving - je kunt ze bewerken
• Status - open of klaar
• Prioriteit - hoog, gemiddeld of laag
• Deadline - optionele datum
• Herinnering - een of meer pushmeldingen met datum en tijd (zie Meerdere herinneringen per taak)
• Herhaling - optioneel herhalingsschema (zie Terugkerende taken)
• Tags - overgenomen van de bronnotitie, volledig te bewerken
• Link naar bronnotitie - bekijk de oorspronkelijke opname
• Opname - speel de volledige opname van de bronnotitie af

Bewerken op het detailscherm

Je kunt de titel, status, prioriteit, deadline, beschrijving, herinneringen, tags en het herhalingsschema van een taak bewerken.

• Tik op een veld op het detailscherm om het te bewerken. Wijzigingen worden automatisch opgeslagen zodra je buiten het veld tikt of op Klaar tikt. Wijzig je per ongeluk iets, tik dan onderaan het scherm op Ongedaan maken om die bewerking terug te draaien.
• Tik op een datum om die te wijzigen. Tik op Wissen om de datum te verwijderen.
• Begin een tag te typen om te kiezen uit je bestaande tags, of typ een nieuwe naam en tik op + om hem toe te voegen.
• Optionele velden die je niet hebt ingesteld, zijn verborgen. Tik onder de velden op Toevoegen om er een toe te voegen.
• De titel wordt altijd getoond.

Je stem blijft de snelste manier om bij te werken

Een veld aantikken is prima voor kleine aanpassingen. Voor updates met meerdere stappen tik je op Toevoegen met spraak en neem je een opvolging op. De AI voert de wijzigingen voor je door, en je kunt ze allemaal ongedaan maken in het onderdeel Wijzigingen van de taak.

Taken beheren

• Een taak afronden: Tik op het selectievakje om hem als klaar te markeren
• Een taak heropenen: Tik nogmaals op het selectievakje om hem weer actief te maken
• Een taak archiveren: Veeg de rij naar links en tik op Archiveren. Om gearchiveerde taken te zien, tik je rechtsboven op het scherm Taken op het archiefsymbool, naast zoeken
• Een taak verwijderen: Veeg de rij naar links, tik op Verwijder en bevestig. Of open de taak en tik bovenaan op de prullenbakknop
• Een achterstallige taak verzetten: Veeg de rij naar rechts en tik op Deadline verzetten
• Taken zoeken: Gebruik de zoekbalk om taken op trefwoorden te vinden
• Synchroniseren met integraties: Taken worden gesynchroniseerd met de integraties die je aanzet. Als je een taak afrondt of heropent, wordt de gekoppelde herinnering in Herinneringen of Google Tasks meteen bijgewerkt. Zie Integraties

Een taak bijwerken met je stem

Open een taak en tik op Toevoegen met spraak, of veeg de rij naar rechts en tik op Toevoegen met spraak. De opname start meteen. Zeg je update en stop. Je kunt:

• De taak afronden - zeg "ik ben hiermee klaar" of "dit is gedaan"
• De deadline wijzigen - zeg "zet dit op volgende week vrijdag"
• De prioriteit wijzigen - zeg "dit heeft eigenlijk hoge prioriteit"
• Herinneringen instellen - zeg "herinner me hier morgenochtend aan", of noem meerdere tijden tegelijk
• Herinneringen verwijderen - zeg "herinner me hier niet meer aan"
• De titel, beschrijving of herhaling wijzigen - zeg "noem dit...", of "stop met herhalen"
• De taak verwijderen - zeg "annuleer dit". Hij gaat naar de Prullenbak, waar je hem kunt terugzetten zolang je abonnement verwijderde items bewaart
• Er een idee van maken - zeg "dat is maar een idee"

Basic of hoger

Een taak wijzigen met je stem vraagt Basic of hoger, en Taken auto-afronden moet aanstaan (Instellingen > Opname en AI, standaard aan). Met Free wordt je opname opgeslagen en de nieuwe informatie aan de oorspronkelijke notitie toegevoegd, en worden nieuwe taken en evenementen die je inspreekt daar aangemaakt, maar de taak zelf verandert niet.

Alle wijzigingen gebeuren automatisch op basis van je stem en verschijnen in het onderdeel Wijzigingen van de taak, waar je ze ongedaan kunt maken. Zie Opvolgopnames voor de volledige lijst met acties, inclusief het bijwerken van taken vanuit een opvolging bij een notitie.

Afgeronde taken via spraak

Met Basic en hoger markeert zeggen dat je iets al hebt gedaan - zoals "het contract getekend" of "het rapport verstuurd" - de bijpassende openstaande taak als klaar, of voegt het toe als afgeronde taak als die er niet is. Met Free wordt het alleen genoteerd in de samenvatting van de notitie.

Een bijpassende taak afsluiten vraagt dat Taken auto-afronden aanstaat (Instellingen > Opname en AI, standaard aan). Je krijgt hoe dan ook één afgeronde taak, nooit een dubbele.

tip

Gebruik met Basic en hoger de verleden tijd om afgerond werk vast te leggen: "de presentatie afgemaakt", "de klant gebeld."

Terugkerende taken

TellDone ondersteunt terugkerende taken voor gewoonten. Zeg "herinner me eraan om elke ochtend te stretchen" of "elke maandag overleggen met het team" en TellDone maakt één taak met een ingebouwd herhalingsschema. Je kunt het ook instellen of wijzigen bij Herhaling op het detailscherm van de taak.

• Rond je een terugkerende taak af, dan schuift de herinnering automatisch door naar de volgende keer. De taak blijft in je lijst staan - hij wordt niet gearchiveerd.
• Een herhalingsbadge (cirkelvormige pijlen) verschijnt op de taakrij, zodat je terugkerende taken in één oogopslag herkent.
• Heb je de taak voor de huidige periode al afgerond, dan ziet hij eruit als elke afgeronde taak, met een vinkje en een doorgestreepte titel.
• Het kortste herhalingsinterval is elk uur. Dicteer je iets wat vaker is, zoals "elke 5 minuten", dan stelt TellDone in dat het elk uur wordt herhaald en laat het je dat weten in je Inbox.

Om een terugkerende taak te stoppen, open je de taak en tik je op …:

• Herhaling stoppen - verwijdert het herhalingsschema; de taak wordt een eenmalig item. Herinneringstijden die je al op de taak had ingesteld, blijven erop staan en gaan nog steeds af op hun geplande data.
• Archiveren - verbergt de taak en stopt alle toekomstige herinneringen.

Herinneringen voor taken

Je kunt voor elke taak een herinnering met datum en tijd instellen. Noem het in je opname ("herinner me om 17.00 uur") of open de taak en kies een herinneringstijd op het detailscherm. Je krijgt op het geplande tijdstip een pushmelding op je iPhone.

Meerdere herinneringen per taak

Voeg zoveel herinneringstijden toe als je wilt, met je stem ("herinner me om 17.00 uur en nog een keer om 20.00 uur") of op het taakscherm. Elke herinnering verschijnt als chip op het detailscherm. Tik op een tijd om hem te wijzigen; tik op × om hem te verwijderen. Elke herinnering gaat af als pushmelding van TellDone. Staat de integratie Herinneringen (Apple Herinneringen) aan, dan wordt elke herinneringstijd ook als eigen alarm aan Apple Herinneringen toegevoegd, en de vroegste bepaalt daar het tijdstip van de deadline.

Snelle acties bij herinneringsmeldingen

Als een herinneringsmelding voor een taak binnenkomt, kun je direct in de melding op Klaar of 1 uur uitstellen tikken, zonder de app te openen.

Herinnering op de dag van de deadline

Op de dag dat de deadline van een taak aanbreekt, stuurt TellDone je om 9.00 uur lokale tijd een melding als seintje. Dit staat los van de herinneringstijden die je op de taak hebt ingesteld, dus een taak met vandaag als deadline krijgt toch een duwtje, ook als je er nooit een herinnering aan hebt toegevoegd.

Smart Context

Met Smart Context (Basic en hoger) markeert het zeggen dat je een taak hebt afgerond in een willekeurige opname hem als klaar. Werk dat niet op je lijst stond, wordt opgeslagen als afgeronde taak (een prestatie als Prestaties aanmaken aanstaat). Zie Smart Context.

Zie ook

• Smart Context - taken automatisch afronden en prestaties bijhouden
• Notities - de bronnotities waaruit taken worden gehaald
• Todoist - synchronisatie van taken in twee richtingen
• Apple Agenda en Herinneringen - synchroniseren met Apple Herinneringen
• Things 3 - stuur taken naar Things en synchroniseer hun status (Pro en hoger)
• Dagrapporten - afgeronde en openstaande taken in je dagrapport